Kocaeli Üniversitesi
Uluslararası İlişkiler ve AB Birimi
 

Personel Hareketliliği (Ders Verme-Eğitim Alma) Hibe Hesaplamaları ve Ödemeler

2012/2013 Akademik yılı Personel Hareketliliği Hibeleri ile ilgili Hususlar


2012/2013 akademik yılında personel hareketliliğine katılacak kişilerin harcırah ve seyahat giderleri aşağıda açıklanan şekil ve miktarlarda ödenebilecektir.


1. Erasmus kapsamında personel hareketliliğinden faydalanacak olan personele verilecek olan günlük/haftalık hibe miktarı gidilen ülke ile birlikte gidilen süreye göre aşağıdaki tabloda belirtilen tutarlar dikkate alınarak hesaplanacaktır. Tabloda gösterilen miktarlar Avro cinsindenir:


*Yalnızca yurtdışındaki bir işletmeden Türkiye' ye ders vermek üzere davet edilen personel için kullanılmaktadır.


2. Personel hareketliliğinden faydalanan personele verilen günlük/haftalık hibe kalacak yer, yeme-içme masrafları, iletişim giderleri, yerel seyahat giderleri, şehir içi seyahat giderleri, ev sigorta masrafları gibi giderleri kapsar. Bu giderler için ayrıca ödeme yapılmaz.


3. Faaliyetten faydalanan personele ödenebilecek en yüksek günlük//haftalık hibe miktarı personelin iş planında yer alan faaliyeti ile ilişkili olarak karşı kurumla ortaklaşa akademik/eğitsel faaliyet yapıldığı görünen günler ile seyahat gerçekleştirdiği günlerin toplamı için hesaplanan tutardır.


4. Personel hareketliliğinden faydalanan personele günlük hibe ödemesi yapılabilmesi için personelin bahsi geçen günde mümkün olduğunca tam güne yakın olacak şekilde karşı kurumla ortaklaşa akademik/eğitsel faaliyet gerçekleştirmiş olması ve bu bilginin taraflarca imzalanmış iş planı ya da katılım sertifikası ile belgelendirilmiş olması gerekmektedir.


5. Hafta sonu/resmi tatil günlerinde faaliyet yapılması halinde, bu durum öğretim/eğitim programı ya da katılım sertifikası ile destekleniyorsa ilgili gün/günler için hibe ödemesi yapılabilmektedir.


6. Seyahat gerçekleştirilen günler için (seyahat belgeleri ile desteklendiği takdirde ve gidiş için 1, dönüş için 1 olmak üzere toplamda 2 günden fazla olmamak şartı ile) hibe ödemesi yapılabilir.


7. Hem faaliyet hem seyahat gerçekleştirilen günler için sadece 1 günlük gündelik ödemesi yapılır.


8. Konaklama yapılmayan günler için en fazla ½ oranında gündelik verilebilir.


9. Herhangi bir faaliyet içermeyen ya da karşı kurumla ortaklaşa akademik/eğitsel faaliyet yapıldığı belgelenemeyen günler için hibe ödemesi yapılmaz.


10. Yükseköğretim kurumu personel hareketliliğini yaygınlaştırmak amacı ile (daha fazla sayıda personelin programdan faydalanabilmesi için) faaliyetten faydalanan personelin seyahat gerçekleştirdiği günler için tahakkuk eden ödemeyi yapmayabilir. Bu şekilde bir karar alması halinde kararın yazılı olarak kayıt altına alınması, hedef kitleye duyurulması ve tüm personele aynı şekilde uygulanması gerekmektedir.


11. Seyahat ile ilgili belgelerin asıllarının Erasmus ofisine tesliminden sonra bu El kitabından belirlenen kurallar dâhilinde uygun bulunan seyahat giderlerinin 400 €’ya kadar olan bölümü tamamen, 400 €’yu aşan bölümü ise %50 oranında karşılanır. Geri kalan hibenin yararlanıcı tarafından veya kurumun Erasmus dışındaki bir bütçesinden karşılanması beklenmektedir.


12. Şehir içi ulaşıma ait seyahat giderleri karşılanmaz. Kişi bu giderlerini kendisine verilen günlük/haftalık hibeden karşılamak durumundadır.


13. Seyahatin ekonomik seyahat alternatifleri kullanılarak gerçekleştirilmiş olması gerekir. Aksi takdirde ilgili gider uygun seyahat gideri olarak kabul edilmez.


14. Personel hareketliliğine katılan personelin, ikamet ettiği şehirden faaliyet gerçekleştireceği şehre kadar olan ulaşımında ve dönüş istikametinde, gerek ülkeler gerek şehirlerarası toplu taşıma araçlarına ait ulaşım giderleri ulaşımın ekonomik sınıflarda gerçekleştirilmiş ve belgelendirilmiş olması şartı ile uygun seyahat gideri olarak kabul edilir.


15. Personel hareketliliğinden faydalanan personelin ikamet ettiği şehirden faaliyet gerçekleştireceği şehre seyahati sırasında olması gerekenden farklı güzergâh kullanması halinde aşağıdaki yöntem kullanılmalıdır. Faaliyetten faydalanan personelin Erasmus ofisine teslim ettiği ve ödenmesini talep ettiği seyahat giderleri yükseköğretim kurumu tarafından bu El kitabında bulunan kurallar çerçevesinde değerlendirilir. Olması gerekenden farklı güzergâh kullanan personelin teslim ettiği seyahat gideri tutarı, ikamet edilen şehir ile faaliyet gerçekleştirilen şehir arasında ulaşımı sağlayan öncelik sırasına göre en ekonomik tren/otobüs/uçak bileti ücretinden daha uygun ise ödenmesinde sakınca yoktur. Bu tutarın üzerinde ise, ödenebilecek en yüksek tutar ikamet edilen şehir ile faaliyet gerçekleştirilen şehir arasında ulaşımı sağlayan öncelik sırasına göre en ekonomik tren/otobüs/uçak bileti ücretidir. İki nokta arasındaki en ekonomik tren/otobüs/uçak bileti bedelinin belgelendirilmesi gerekmektedir.


16. Seyahat edilecek ulaşım aracının personelin kendisinden kaynaklanan sebeplerle kaçırılması, ertelenmesi, iptali vb. durumlardan doğabilecek ilave ücretler uygun gider olarak kabul edilmez. Mücbir sebepler söz konusu ise gerekçe yazılı olarak Erasmus ofisine bildirilmelidir. Yükseköğretim kurumu gerekçeyi uygun bulduğu takdirde söz konusu gideri uygun gider olarak değerlendirebilir.


17. Toplu taşıma araçlarını kullanmayıp, kendi özel aracı ile ulaşımını sağlayan personele fatura karşılığında benzin ücreti ödenmez. Yükseköğretim kurumu uygun görürse, ilgili noktalar arasında ulaşımı sağlayan öncelik sırasına göre en ekonomik tren/otobüs/uçak bileti ücreti uygun seyahat gideri olarak kabul edilebilir. İki nokta arasındaki en ekonomik tren/otobüs/uçak bileti bedelinin belgelendirilmesi gerekmektedir.


18. Araç kiralama giderleri uygun gider değildir. Yükseköğretim kurumu uygun görürse, araç kiralayan yararlanıcı için ilgili noktalar arasında ulaşımı sağlayan öncelik sırasına göre en ekonomik tren/otobüs/uçak bileti ücreti uygun seyahat gideri olarak kabul edilebilir. İki nokta arasındaki en ekonomik tren/otobüs/uçak bileti bedelinin belgelendirilmesi gerekmektedir.


19. Faaliyetten faydalanan personelin, havayolu şirketlerinin sağladığı miller ile ücretsiz uçması halinde ilgili noktalar arasında ulaşımı sağlayan öncelik sırasına göre en ekonomik tren/otobüs/uçak bileti ücreti uygun seyahat gideri olarak kabul edilebilir. İki nokta arasındaki en ekonomik tren/otobüs/uçak bileti bedelinin belgelendirilmesi gerekmektedir.


20. Seyahat masrafları, faaliyetin bitiminde ilgili belgelerin (bilet, fatura, boarding pass, giriş çıkış harçları ve vize ücretleri ödeme yapıldığına dair belgeler vs) asıllarının Birimimize tesliminden sonra yapılır.


21. Yükseköğretim Kurumu personel hareketliliği faaliyetini yaygınlaştırmak amacı ile (daha fazla sayıda personelin programdan faydalanabilmesi için) faaliyetten faydalanan personeli için Merkezimizce ödenmesi uygun bulunan seyahat giderinin altında ödeme yapmak üzere karar alabilir. Bu şekilde bir karar alınması halinde kararın yazılı olarak kayıt altına alınması, hedef kitleye duyurulması ve tüm personele aynı şekilde uygulanması gerekmektedir.


22. Hareketlilik gerçekleştiren personelin hibesi 2 taksitte ödenir.


23. İlk taksit hareketlilik başlamadan önce** hibenin % 80'inin ödenmesi şeklinde gerçekleştirilir.


24. İkinci taksit ödeme (% 20) ise personel döndükten ve "katılım sertifikası" ile "faaliyet raporunu" teslim ettikten sonra yapılır.


25. İsteyen personel hibesiz olarak da personel hareketliliği faaliyetinden yararlanabilir. Bu durumda hibesiz personel hibe alan personel ile aynı başvuru ve seçim sürecinden geçecek olup, aynı belgeleri teslim etmekle yükümlü olacaktır.


** Ulusal Ajans tarafından ilgili hibenin Üniversitemize gönderilmiş olması kaydıyla faaliyet dönemi başlamadan veya yurt dışına çıkmadan önce ilk ödeme yapılır.


Faaliyet Süresi


1. Personel hareketliliği faaliyeti 01 Haziran 2012-30 Eylül 2013 arasındaki bir tarihte gerçekleşmelidir.


2. Personel hareketliliği süresi en az 1, en fazla 6 haftadır. Ancak, Birimimiz mevcut hibe ile daha fazla personelimizin hareketlilikten yararlanmasını sağlamak amacıyla Erasmus personel hareketliliği kapsamında hibelendirilecek süreyi 5 iş günü (+gidiş ve dönüş yol) olarak sınırlandırmıştır.


2012/2013 Akademik yılı Personel Hareketliliğine İlişkin Hak ve Yükümlülükler


Erasmus personel hareketliliği kapsamında yurtdışında geçirilen süre boyunca ilgili personel Türkiye'deki maaşını almaya devam eder.


Erasmus personel hareketliliği kapsamında yurtdışında bulunan personelin yurtdışında geçirdiği süre, normal hizmeti dahilindedir ve kendisine ek hizmet yükümlülüğü getiremez. Erasmus personel hareketliliği kapsamında yurtdışına gidecek personel kendi fakülte/bölüm/biriminden yolluk ve gündelik alamaz.


Erasmus Personel Hareketlilği için uygun olmayan kurum/kuruluşlar


- AB kurumları ve AB ajansları

- AB programlarını yürüten ve bu kapmsada hibe alan kuruluşlar

- Misafir olunan ülkedeki ulusal diplomatik temsilciliklerimiz (konsolosluk gibi)




© 2017 Uluslararası İlişkiler Birimi | Kocaeli Üniversitesi
Görüş ve önerileriniz için: international@kocaeli.edu.tr

Kocaeli Üniversitesi Umuttepe Yerleşkesi Sosyal Tesisler No:30
41380, Kocaeli
Tel : +90(262) 303 38 43-44
E-Mail: intoffice@kocaeli.edu.tr