2018-2019 ve 2019-2020 Erasmus Öğrencilerimizin Dikkatine!

Duyuru Tarihi: 2020-04-11 23:13:58

Değerli öğrencilerimiz,

Ülkemizi ve tüm dünyayı zorunlu yaşam ve işleyiş değişiklikleri yapmaya zorlayan Covid-19 salgını değişim yapmış, yapmakta olan ve yapacak öğrencilerimizin de değişim süreçlerini olumsuz etkilemektedir. Değişim tecrübenizle ilgili tüm bu olumsuzlukları en aza indirgemek, endişelerinizi azaltmak ve normal işleyişimize dönene kadar süreci kolaylaştırmak adına Kocaeli Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Birimi olarak aşağıdaki kararları almış bulunmaktayız.

  • 2018-2019 akademik yılında değişim yapmış ancak tanınması yapılamadığı için dosyası kapanmamış öğrencilerimizin toplam hak ettikleri hibe tutarının kalan kısmı öğrencinin yurtdışı transkripti ve katılım sertifikasının birim danışmanına e-mail ile yollanması, OLS dönüş sınavının tamamlanması ve mobility tool anketinin tamamlanmış olması halinde hesaplarına yatırılacaktır. Dosyası halen kapanmamış öğrencilerimize hibe yatırılabilmesi için tanınma işlemlerinin tamamlanması beklenmeyecektir.

 

  • 2019-2020 güz dönemi sonunda değişimini tamamlamış öğrencilerimizin toplam hak ettikleri hibe tutarının kalan kısmı öğrencinin yurtdışı transkripti, katılım sertifikası ve pasaport giriş çıkış sayfalarının birim danışmanına e-mail ile yollanması, OLS dönüş sınavının tamamlanması ve mobility tool anketinin tamamlanmış olması halinde hesaplarına yatırılacaktır. Dosyası halen açık olan öğrencilerimize hibe yatırılabilmesi için tanınma işlemlerinin tamamlanması beklenmeyecektir.

 

 

  • 2019-2020 güz+bahar ve bahar dönemi faaliyetini salgın nedeniyle sonlandırıp yurdumuza dönen tüm Erasmus öğrencilerimizin yurtdışında bulundukları süre standart hibe tutarlarına göre ödenecektir. Bu durumda olan öğrencilerimizin misafir olunan kurumdan katılım sertifikası edinmeleri beklenmektedir. Katılım sertifikasının edinilememesi durumunda ödeme öğrencinin pasaportunda yer alan giriş-çıkış tarihlerine göre hesaplanıp yapılacaktır. Katılımcının kalış süresine göre hesaplanan hibesine ilave olarak birimimizce bu durumda olan öğrenci sayısı ve bütçemize göre belirlenecek üst limit çerçevesinde değişim dolayısıyla yapmış oldukları masraflar karşılanacaktır. Hareketliliğe hiç başlayamamış öğrencilerimizin de yapmış oldukları zaruri masraflar bu kapsamda değerlendirilmektedir. Hareketlilikle ilgili yapılan her harcama eğer ötelemeden veya iptalden kaynaklı olarak geri alınamayacak bir harcama niteliğine dönüşmüşse geri alınamadığının ilke olarak belgelenmesi, iadenin kısmen veya tamamen mümkün olmadığının belgelenememesi durumunda, katılımcının iadenin mümkün olmadığına yönelik imzalı beyanının alınması ve hareketlilikle ilgisi kurulması şartıyla geri ödenecektir. Yatırdığınız yurt/kira, vize ve sigorta harcamaları ödenebilir esaslar niteliğindedir.

 

Bu durumdaki tüm öğrencilerimizin birimimize dilekçe yoluyla başvurması gerekmektedir. Dilekçeleriniz e-mail yoluyla (internationalkou@gmail.com) kabul edilecektir. Lütfen dilekçenizde değişimle ilgili genel durumunuzu, yurtdışında bulunduğunuz tarihleri, değişim faaliyetinizle ilgili yapmış olduğunuz ve iadesini alamadığınız masraflarınızı kalemler halinde belirtiniz. Mailinize ödemeye esas teşkil eden fatura, ödendi makbuzu gibi ödeme evraklarını ekleyiniz. Yapmış olduğunuz harcamaların iade edilemediğini kanıtlar belgeleri de lütfen ekleyiniz. Dilekçenizi imzaladıktan sonra diğer ödeme belgelerini ekleyerek internationalkou@gmail.com adresine yollayınız. Örnek dilekçe için lütfen tıklayınız.

 

  • 2019-2020 bahar döneminde Erasmus faaliyetini sonlandırmayarak yurtdışında değişimine uzaktan eğitimi takip ederek devam eden veya ülkemize dönerek yurtdışındaki kurumun uzaktan eğitimini takip eden öğrencilerimiz değişim öncesinde planlanan eğitim programında (öğrenim anlaşması belgesinde belirlenmiştir) değişiklik yapabilirler. Öğrenim anlaşması değişiklik sayfasındaki imzaların tamamlanması şuan yaşanan süreç dolayısıyla mümkün olamayacağından değişiklik yapan öğrencilerimizin değişiklik sayfalarını bölüm koordinatörlerine e-mail ile yollaması ve bölüm koordinatöründen e-mail ile programın uygunluğu konusunda teyit almaları yeterli olacaktır. Lütfen öğrenim anlaşmanızda değişiklik yaptıysanız, belgenizi kurallara uygun bir biçimde doldurduktan sonra (alınacak ve tanınacak kredi sayısına riayet ederek ve belgeyi eşleşme açık bir şekilde gözükecek şekilde doldurarak) bölüm koordinatörünüze e-mail ile yollayınız. Yurtdışında alınan bir dönemlik kredi sayısının 30’un altına düşmesi durumunda lütfen sebebini kısaca belirtiniz. Koordinatörünüzün e-mail yoluyla onay vermesi durumunda öğrenim anlaşmanız onaylanmış olacak ve değişim sonunda tanınmanız değişiklik sayfanız dikkate alınarak yapılacaktır. Lütfen koordinatörünüzden gelen onay mailini aynı zamanda birim danışmanınıza da ekleriyle beraber yönlendiriniz.

 

Misafir olduğunuz kurum ısrarla sizden imzalı belge talep ediyorsa lütfen bizimle iletişime geçmelerini rica edin. (intoffice@kocaeli.edu.tr)

 

Lütfen yüz yüze teması hem sizlerin hem de bizlerin sağlığı için minimuma indirmeye çalıştığımız bu süreci işlemleriniz veya endişeleriniz sebebiyle riske atmayın. Sizlere yardımcı olabilmek ve bizlere verilen bilgi doğrultusunda sorularınızı yanıtlayabilmek, sorunlarınızı çözebilmek için her zaman yanınızda olduğumuzu unutmayın. Lütfen sorularınız veya sorunlarınız için intoffice@kocaeli.edu.tr veya internationalkou@gmail.com adreslerinden öncelikle bize e-mail yoluyla ulaşın.  Bizlerin sizlere bilgi verme ya da sorunlarınızı çözme konusunda yardımcı olamadığımız durumlarda Ulusal Ajans ile her zaman iletişim halinde olabilirsiniz.

 

Bizler bu süreci sizler için kolaylaştırmak, şeffaflaştırmak, her bir öğrencimiz için adil ve eşit olabilmesini sağlamak için elimizden geleni yapmaya hazırız. Bu noktada işbirliğinize önem veriyor ve ihtiyaç duyuyoruz.  Makul olan tüm mağduriyetlerinizin telafisini yapmak, yapmaya çalışmak mümkün. Önümüzde ne kadar süreceğini hiçbirimizin bilmediği bir süreç var. Tek bildiğimiz telafisini yapamayacağımız tek şeyin sağlığınız olduğu.  Lütfen bu süreçte karantina ve sosyal izolasyon kurallarına uyun. Tekrar görüşeceğimiz günleri umut ederek sağlıkla kalın.

 

Kocaeli Üniversitesi

Uluslararası İlişkiler Birimi