2016-2017 Öğrenim Hareketliliği Yol Haritası

ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİNDEN FAYDALANMAYA HAK KAZANDINIZ! NE YAPMANIZ GEREKİR?

 

Öncelikle gideceğiniz üniversitenin web sayfasını ziyaret ederek, akademik takvim, üniversite, Erasmus öğrencilerine sunulan imkânlar, varsa özel koşullar hakkında bilgi almanız çok yararlı olacaktır. Daha önce programdan yararlanmış olan öğrenciler ile iletişim kurmanız da yararlı olacaktır. Bkz. birim Facebook ve Twitter sayfası.

 

Her bölümün Erasmus Kurum Koordinatörü bulunmaktadır. Erasmus Kurum Koordinatörleri listesine Uluslararası İlişkiler Birimi web sitesinde ‘Öğrenci’ başlığı altından ulaşabilirsiniz.

 

1-Erasmus Öğrencilerinin Yurt Dışına Çıkmadan Önce Hazırlaması Gereken Belgeler

 

Gidilecek Kuruma Başvuru

Öğrenci gitmek üzere seçilmiş olduğu üniversitenin web sitesinde yer alan değişim ile ilgili bilgileri okumakla yükümlüdür. Gidilecek kurumların İngilizce web sayfaları çoğunlukla mevcuttur. Web siteleri dikkatlice incelenmelidir. İngilizce web sitesi olmayan kurumlarda değişim öğrencilerine bilgi sağlayacak nitelikte İngilizce sayfalar mevcuttur. Gidilecek kurumlar genellikle güz ve bahar öğrencileri için iki ayrı son başvuru tarihine sahiptir. Değişim yapacak öğrencilerimizin geçerli başvuru tarihleri içerisinde kurumlara başvuru yapmaları gerekmektedir. Başvuru tarihinde başvuru yapmak, başvuru formu ve diğer gerekli belgeleri (kurumdan kuruma istenilen dokümanlar farklılık gösterebilir) temin etmek öğrencinin sorumluluğundadır.

 

Pasaport Harcı Muafiyet Belgesi

 Pasaport harcından muaf olmak isteyen 25 yaşın altındaki öğrencilerimiz Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'ndan Öğrenci Belgesi alarak pasaport başvurularını harç ödemeden gerçekleştiriebilirler. 25 yaş üzerindeki değişim öğrencilerimizin ise pasaport alabilmek için pasaport harç muafiyet belgenizi birimimizden aldıktan ve pasaport için gerekli diğer evrakları (bkz. Emniyet Genel Müdürlüğü web sayfası) hazırladıktan sonra Emniyet Müdürlüğü’ne başvuru yapması gerekir. Öğrencilerimizin alacağı pasaport bordo renkli Umuma Mahsus pasaporttur.  Pasaportunuz Emniyet Müdürlüğü tarafından ortalama 2 hafta içerisinde çıkartılır. Bir dönem değişim yapacak öğrencilerimiz 1 yıllık iki dönem değişim yapacak öğrencilerimiz 2 yıllık harç muafiyet belgesi alabilirler. Pasaportunuzun geçerlilik süresi pasaportunuz çıkartıldığı günden itibaren başlar. Daha uzun süreli pasaport almak isteyen öğrencilerimiz harç muafiyet belgesini edinmeden kendileri bireysel başvuru yapabilirler. Pasaportunuzu acil olarak almanız gerekli ise, örneğin gideceğiniz üniversiteye başvuru yapmak için pasaport numaranız isteniyorsa, durumu bildiren e-postayı yasemin.tokgoz@kocaeli.edu.tr adresine yazarak pasaport harç muafiyet belgenizi talep edebilirsiniz. Belgeyi, almak istediğiniz tarihten en az 1 hafta önce e-posta ile talep etmelisiniz. Bu belge ile Vergi Dairesinden “harçtan muaftır” mührü aldıktan sonra pasaport için gerekli diğer belgeler ile aynı gün Emniyet Müdürlüğü’ne gidiniz.

 

Pasaport harç muafiyet belgesine bu tür bir nedenle erken tarihte ihtiyaç duymuyorsanız, pasaport harç muafiyet belgenizi ve pasaportunuzu almanız gereken tarihi belirlemek için gideceğiniz ülke konsolosluğunun web sayfasını ziyaret edin. Bazı konsolosluklar gidilen ülkeden Türkiye’ye dönüş tarihinden itibaren 3 ya da 6 ay daha geçerli pasaport ile vizeye başvurulması talebinde bulunmaktadır. Belgenizi ve pasaportunuzu gerekenden daha erken tarihte almanız durumunda pasaport süreniz işlemeye başlayacak ve başvurunuzu gereksiz yere yenilemeniz gerekecektir. Yukarıda açıklanan nedenle lütfen gereğinden erken bir tarihte pasaport almak ve pasaport harç muafiyet yazısı almak için başvuru yapmayınız.

 

Gideceğiniz Üniversiteden Gelen Davetiye Mektubunun Kopyası (Vize İçin Gereklidir)

Bölüm/fakülte koordinatörünüz sizi gideceğiniz kuruma bildirdikten ve siz başvurunuzu yaptıktan sonra davet mektubunuz gideceğiniz kurum tarafından hazırlanıp e-posta ya da posta yoluyla size iletilir. Bazı konsolosluklar kopya davetiye belgesini kabul ederken bazı konsolosluklar orijinal belgeyi vize başvurusunda talep etmektedirler. Bu konu ile ilgili net bilgiyi vize başvurusu yapacağınız konsolosluktan öğrenebilirsiniz. Davetiyenin kopyasını UİB’ye teslim ediniz.

 

 

Eğitim Sağlık/Seyahat Sigortası Belgesinin Kopyası

Öğrencilerimizin vize başvurusu yapmadan önce kalacakları değişim süresinin tamamını kapsayan sağlık/seyahat sigortası yaptırmaları zorunludur. Bu belgenin Türkçe ya da İngilizce kopyası birimimize teslim edilmelidir. Yapılan sigorta öğrencinin yurtdışına çıkış tarihinden dönüş tarihine kadar olan süreyi bütünüyle kapsamalıdır. Bazı sigorta şirketleri teminat süresini 90-92 gün ile sınırlandırmakta ve yararlanıcıdan sigortanın devam edebilmesi için Türkiye’ye giriş çıkış yapmasını zorunlu kılmaktadır. Teminat süresi bu şekilde sınırlandırılan sigortalar uygun değildir ve birim tarafından kabul edilmeyecektir.

 

 

Konsolosluk için Erasmus Öğrencisi Olduğunuzu ve Hibe Alacağınızı Bildiren Yazı

 UİB’ye davetiyenizi teslim ettiğinizde UİB'den vize başvurusu yapabilmek için zorunlu olan konsolosluk/hibe yazısını talep ediniz. Belgenin temininde sıkıntı yaşanmaması için belge başvurunuz vize başvuru tarihinizden en az 5 gün önce olmalıdır. Belgeyi yasemin.tokgoz@kocaeli.edu.tradresinden talep ediniz (davetiyenizi birime teslim etmediyseniz bu belgeyi yollayacağınız e-postaya ekleyebilirsiniz). Ayrıca Konsoloslukların vize için istediği diğer belgeler ve özel şartlar için Konsoloslukların web sayfalarını ziyaret ediniz. Birim yanlış yönlendirme yapmamak ve yeterli bilgiye sahip olunmaması nedeniyle vize ile ilgili işlemler ve evrakların temininde öğrencilere yardımcı olamamaktadır.

 

Euro Hesap Cüzdanı Fotokopisi

Ziraat Bankası Kocaeli (Merkez-0163) şubesinden Euro hesabı açtırınız. Ziraat Bankası dışındaki bankalardan da hesap açtırılabilirsiniz. Ancak Ziraat bankası hem öğrenciye hem de Birimimize hesap ile ilgili bilgilere ve işlemlere kolay ulaşabilmeye olanak tanımasıyla tercih edilen banka olması tavsiye edilmektedir. Hesap cüzdanınızın fotokopisini UİB’ye teslim ediniz.

 

Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement)

http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus adresinde Belgeler/Formlar kısmında yer alan Öğrenim Anlaşması’nı, Erasmus bölüm koordinatörü ile gideceğiniz kurumda alacağınız ve KOÜde denk sayılacak dersleri seçerek   hazırlayınız. Karşı kurumda alacağınız dersleri ve içeriklerini gösteren ders listesini gideceğiniz kurumdan web sitesi veya e-posta yoluyla edininiz. Öğrenim anlaşması hem karşı kurumda alınacak dersleri hem de KOÜde denk sayılacak dersleri ve kredilerini içeren bir belgedir. Bu sebeple Öğrenim Anlaşması'nda KOÜ’de taraf olarak öğrencinin, bölüm koordinatörünün, bölüm intibak komisyonu başkanının, bölüm başkanının, dekanın ve Uluslararası İlişkiler Birimi koordinatörünün (Doç. Dr. Doğan Yüksel), ayrıca gideceği kurumda taraf olarak Erasmus bölüm ve kurum koordinatörlerinin imzası bulunmalıdır. Bu belgede öğrencinin gideceği yükseköğretim kurumunda alacağı dersler seçilir ve bu derslerin kaç ECTS (AKTS) kredisine karşılık geldiği karşı kurumdan öğrenilerek yazılır. Bu belgenin tüm taraflarca imzalanmış hali öğrenci yurt dışına çıkmadan orijinal ya da kopya halinde UİB’ye iletilmelidir. Her kurumun öğrenim anlaşması formatı farklı olabilir. Karşı kurumun farklı bir formatta belge kullanması halinde, Birimimiz en azından bir adet kendi web sitesinde yer alan öğrenim anlaşması formatındaki belgeyi talep etmektedir.

Gerek duyulması halinde öğrencinin karşı kuruma gidişinden itibaren 1 ay içerisinde Öğrenim Anlaşması'nda değişiklik yapılabilir. Öğrenci yapılacak değişiklikler hakkında öncelikle ve muhakkak bölüm koordinatörünü bilgilendirmeli ve onayını almalıdır. Koordinatörün onayını aldıktan sonra öğrenim anlaşması değişiklik sayfasını bölüm koordinatörüne yollamalı, belge üzerindeki tüm imzalar tamamlandıktan sonra da birime teslim edilmesini sağlamalıdır.

Öğrencinin farklı sürelerde birden fazla kere değişiklik yapması tercih edilen bir durum değildir. Zorunlu hallerde öğrencinin tüm değişiklikleri bir değişiklik sayfası üzerinde göstermesi beklenmektedir. 

 

Vize fotokopisi

Vizenizin fotokopisini UİB’ye teslim ediniz. Yeşil pasaport sahibi öğrencilerimizin de gidecekleri kurumdan davetiyelerini edinmeleri ve vize başvurusu yapmaları zorunludur.

 

OLS (Online Language Support)

            UİB Erasmus Danışmanınız OLS sistemine kaydınızı yaptıktan sonra e-posta adresinize gelen lisans ile OLS sistemi üzerinden size tanımlanan dilde, yabancı dil sınavına girmeniz gerekmektedir. Gittiğiniz ülkenin dilinde değil, misafir olacağınız kurumdaki eğitim diline göre 6 dildeki sınavlardan birisine girmeniz beklenmektedir.  İlk sınav notunuz düşük ise (A seviyesi) OLS vasıtasıyla otomatik olarak size çevrimiçi dil kursu tanımlanacaktır. Dil kursunu almanız ya da tamamlamanız zorunlu değildir. Sözleşmenizin imzalanması için hareketlilik öncesi OLS sistemi üzerinden size tanımlanan dil sınavına girmeniz gerekmektedir.

 

Öğrenci Sözleşmesi

Tüm belgeleriniz tamamlandıktan sonra UİB’ye başvurarak 2 adet sözleşme imzalayınız (1 adet öğrenci, 1 adet UİB için). Sözleşme birimde birim personeli tarafından hazırlanmaktadır.  Sözleşmeniz UİB koordinatörü tarafından da imzalandıktan sonra 1 adedini teslim alınız. Sözleşmeniz imzalandıktan sonra 1 hafta içerisinde davetiyenizdeki tarihlere göre hesaplanan hibenizin %80i birime bırakmış olduğunuz Euro hesabına yatırılacaktır.

 

Erasmus Öğrenci Beyannamesi

 Erasmus programından doğan hak ve yükümlülükleri gösteren belgedir. Erasmus öğrenci beyannamesine aşağıdaki adresten ulaşabilirsiniz.

http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/repository/education/opportunities/higher-education/doc/charter_en.pdf 

 

 

2-Erasmus Öğrencilerinin Yurt Dışından Döndükten Sonra Birimimize Teslim Etmesi Gereken Belgeler

 

Pasaport giriş-çıkış damgaları olan sayfaların fotokopileri

            Pasaportunuzda yer alan ülkeye giriş ve ayrılış sayfaları dönüşünüzde ihtiyaç duyulması halinde birim tarafından talep edilecektir. Tüm öğrencilerimizin bu sayfaları istenmesi halinde birime teslim etmesi mecburidir. Pasaport sayfalarınızın istenmesi halinde pasaportunuzda gittiğiniz kurumun öğrenim süresi boyunca (akademik takvimde belirtilen tatiller haricinde) ülke dışında 7 günden fazla zaman geçirdiğiniz görülüyor ise, ülke dışında kaldığınız gün karşılığında hibe kesintisi yapılacaktır. Ayrıca pasaportunuzda gittiğiniz ülkeye ilk giriş ve son çıkış tarihleriniz katılım sertifikasında yazan varış ve ayrılış tarihleri ile örtüşmüyorsa belgelere bakılarak nihai hibeniz hesaplanacaktır. 

 

Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance)

Yurtdışında hangi tarihler arasında hangi programa devam ettiğinizi gösteren belgedir. Bu belgeyi değişimi gerçekleştirdiğiniz yükseköğretim kurumunda imzalatıp mühürleterek UİB’ye teslim ediniz. Bu belge değişim sürenizin net tarihlerini gösterir ve nihai hibenizin hesaplanabilmesi için önemli bir belgedir.

 

Transkript (Transcript of Records)

Yurtdışında aldığınız dersleri, karşılığında elde ettiğiniz AKTS kredilerini gösteren not dökümüdür. Değişimi gerçekleştirdiğiniz yükseköğretim kurumunda imzalatıp mühürleterek 1 adet UİB’ye, 1 adet de bölümünüze teslim ediniz. Bazı kurumlar değişim sonunda öğrenciye bu belgeyi sağlayamamaktadır. Sonrasında e-posta ve posta yoluyla birime belgeyi iletmektedirler.

Aldığınız derslerin toplam kredisinin 3/1’i veya fazlasından başarısız olursanız, gittiğiniz kurumdan derslerden kalma sebebinizi gösteren belge olan Failure Form’u her bir ders için ayrı ayrı doldurarak getirmeniz gerekmektedir. Belge web sitemiz belge/doküman kısmında yer almaktadır. Failure Form getirilmez ya da öğrencinin sorumluluklarını yerine getirmediği için derslerden kaldığı belgelenirse en az toplam hibenin %20lik kısmı olmak üzere hibe kesintisi yapılacaktır. Bazı kurumlar öğrenciye verilen transkriptlerde öğrencinin başarısız olduğu dersleri listelememektedir. Başarısız olunan derslerin yurtdışında alınmasına rağmen transkriptte gözükmediği durumlarda öğrenciler her bir ders için dersin alındığını teyit eden failure formu birime teslim etmek zorundadırlar. 

 

Öğrenci Faaliyet Raporu Formu

Öğrenci bilgileriniz değişiminiz bittikten sonra  UİB Erasmus Danışmanınız tarafından Mobilty Tool sistemine girilir. Sonra, e-posta adresinize gelen posta üzerinden Erasmus öğrenimi hakkında görüşlerinizi içeren Faaliyet Raporunu doldurmanız gerekir. 

 

OLS (Online Language Support)

Erasmus hareketliliğinizin bitiminde misafir olacağınız kurumdaki eğitim diline göre size tanımlanacak olan dil sınavına tekrar girmeniz gerekmektedir.

 

Derslerin tanınmasına ilişkin bölüm intibak komisyonu kararını gösteren belgenin kopyası

Öğrenci yurtdışından almış olduğu transkripti ve öğrenim anlaşmasının bir kopyasını varsa değişiklik sayfaları da dahil bölüm sekreterine tanınmasının yapılmasını isteyen bir dilekçe ile teslim etmelidir. Dilekçeniz ekleriyle bölüm sekreteriniz tarafından bölüm koordinatörünüze iletilecek ve intibak komisyonu tarafından not dönüştürmeniz yapılacaktır. Bölüm intibak komisyonu kararını gösteren belgenin bir kopyasını birimimize teslim ediniz ya da elektronik belge yönetim sistemi aracılığıyla bölümünüzce birime iletildiğinden emin olunuz. 

 

İntibakınız yapıldıktan sonraki transkript belgeniz

Yurt dışına çıkmadan önce Öğrenim Anlaşmanızda gösterilen derslerinizin Bölüm İntibak Komisyonu tarafından tanınma (intibak) işlemi yapıldıktan sonra bölüm koordinatörünüz geçtiyseniz yurtdışındaki derslerinizi kaldıysanız KOÜdeki karşılıklarını sistemde size atayıp ders girişlerinizi yapar. ÖBSde derslerin size atandığını gördüğünüzde intibak işleminiz tamamlanmış demektir. Bu işlem sonrası KOÜ Öğrenci işlerinden Türkçe transkriptinizi alıp UİB’ye teslim ediniz.

 

Yukarıda sözü edilen tüm belgelere ulaşmak için bkz. Belge/Doküman 

Aşağıda Bulunan Kontrol Listesini İNDİRMEK İÇİN TIKLAYINIZ.

ERASMUS+ ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ ÖĞRENCİSİYSEN BU BELGELERİ TAMAMLADIĞINDAN EMİN OL!  :)

DÖNEM BİLGİSİ GÜZ BAHAR GÜZ+BAHAR
 
DEĞİŞİM ÖNCESİ  
  BELGE ADI TESLİM TARİHİ TESLİM ALAN ONAY  
1 GİDECEĞİ KURUMDAN GELEN DAVETİYE FOTOKOPİSİ        
2 ÖĞRENİM ANLAŞMASI (1.DÖNEM)        
3 ÖĞRENİM ANLAŞMASI (2.DÖNEM)        
4 ÖĞRENİM ANLAŞMASI DEĞİŞİKLİK        
5 ÖĞRENİM ANLAŞMASI DEĞİŞİKLİK        
6 ÖĞRENİM ANLAŞMASI DEĞİŞİKLİK        
7 VİZE FOTOKOPİSİ        
8 BANKA HESAP CÜZDANI FOTOKOPİSİ        
9 SİGORTA BELGESİNİN FOTOKOPİSİ        
10 OLS DİL SINAVINA GİRDİM        
11 SÖZLEŞME ve ERASMUS ÖĞRENCİ BEYANNAMESİ        
12 HİBE İLK ÖDEME        
DEĞİŞİM SONRASI  
  BELGE ADI TESLİM TARİHİ TESLİM ALAN ONAY  
1 TRANSKRİPT (1.DÖNEM)        
2 TRANSKRİPT (2.DÖNEM)        
3 FAILURE FORM        
4 KATILIM SERTİFİKASI        
5 OLS DİL SINAVINA GİRDİM        
6 MOBILITY TOOL FORMUNU DOLDURDUM        
7 FAKÜLTE YÖNETİM KURULU KARARI        
8 İNTİBAKI YAPILDIKTAN SONRAKİ TRANSKRİPT        
9 HİBE NİHAİ ÖDEME        
           

 

Not: Tek dönem değişim yapan öğrenciler sadece 1.döneme ait olan belgeleri tamamlayacaktırlar.  Fotokopi olarak belirtilmeyen tüm belgelerin orijinalinin (imzalı ve mühürlü olarak) getirilmesi zorunludur.