2016-2017 Staj Hareketliliği Yol Haritası

Staj hareketliliği ile yurt dışına çıkmak isteyen öğrencilerimizin öncelikle bu konu hakkında bölüm koordinatörleri ile görüşmeleri tavsiye edilir. Her fakültede her bölüm içerisinde staj hareketliliği konusunda bilgi alabileceğiniz bölüm koordinatörleri bulunmaktadır. Bazı fakültelerde sadece fakülte koordinatörü bulunmaktadır. Öğrenim hareketliliği için seçilmiş olan koordinatörlerimiz aynı zamanda staj hareketliliği koordinatörlüğüne de üstlenirler. Bölüm koordinatörleri hakkında bilgi almak isteyen öğrenciler aşağıdaki bağlantıdan faydalanabilirler: int.kocaeli.edu.tr/erasmus/?erasmus=koord Bölüm koordinatörleri ile görüşüp bölümlerinin yurt dışında herhangi bir kurum ile staj hareketliliğine ilişkin bir bağlantılarının olup olmadığını öğrenen öğrenciler; böyle bir bağlantı söz konusu değilse, kendi imkânları ile yurt dışında staj yapabilecekleri bir kurum ayarlayabilir ve böylece süreci kendileri başlatabilirler. Birim olarak bize ulaşan yurtdışında staj yapılabilecek kurum bilgilerini de web sayfamızda düzenli olarak duyurmaktayız. Bunun için web sayfamızdaki güncel duyurular takip edilebilir (int.kocaeli.edu.tr/duyurular/duyurular.php).


1-​ Erasmus Staj Hareketliliği için başvuruda bulunmadan önce tamamlanması gereken ve başvuru esnasında teslim edilmesi gereken belgeler:

  • Company Confirmation (Karşı Kurum Onayı – Ortak):

    İlgili Erasmus Bölüm Koordinatörlerinin staj yapılacak kurum ve/veya kuruluşlar hakkında detaylı bilginin ve kabul edilecek öğrenci sayısının belirtildiği anlaşma metnidir.

  • Company Confirmation (Karşı Kurum Onayı – Bireysel):

    Öğrencinin bireysel olarak staj yapmak üzere başvurduğu kurum ve/veya kuruluşlar hakkında detaylı bilginin ve öğrencinin kabul edildiğine dair onayın bulunduğu anlaşma metnidir.

  • University Confirmation (Üniversitemizin Onayı):

    Öğrencinin staj yapacağı kuruma Erasmus öğrencisi olarak seçildiğini gösteren belge. Bu belge bölüm koordinatörü tarafından imzalanmış ve birimimiz tarafından onaylanmış olmalıdır.

  • Invitation Letter (Davet Mektubu):

    Öğrencinin staj yapacağı kurum tarafından davet edildiğini ve hangi aylar içerisinde staj hareketliliğini gerçekleştireceğini gösteren belgedir. Davet mektubunuz gideceğiniz kurum tarafından hazırlanıp e-posta ya da posta yoluyla size iletilir. Vize başvurusu için de gerekli bir belge olduğundan, bazı konsolosluklar kopya davetiye belgesini kabul ederken bazı konsolosluklar orijinal belgeyi vize başvurusunda talep etmektedirler. Bu konu ile ilgili net bilgiyi vize başvurusu yapacağınız konsolosluktan öğrenebilirsiniz. Bireysel anlaşmalarda başvuruda bulunmadan önce tamamlanması gereken belgeler arasındadır, fakat ortak anlaşma ile gidecek öğrenciler staj öğrencisi seçildikten sonra tamamlayabilir.

 

2-​ Erasmus Staj Öğrencilerinin Yurt Dışına Çıkmadan Önce Hazırlaması Gereken Belgeler:

  • Pasaport Harcı Muafiyet Belgesi

    Pasaport alabilmek için pasaport harç muafiyet belgenizi birimimizden aldıktan ve pasaport için gerekli diğer evrakları (bkz. Emniyet Genel Müdürlüğü web sayfası) hazırladıktan sonra Emniyet Müdürlüğü’ne başvuru yapmanız gerekir. Öğrencilerimizin alacağı pasaport bordo renkli Umuma Mahsus pasaporttur. Pasaportunuz Emniyet Müdürlüğü tarafından ortalama 2 hafta içerisinde çıkartılır. Davetiyede bulunan tarihlere göre öğrencilerimiz 1-2 yıllık harç muafiyet belgesi alabilirler. Pasaportunuzun geçerlilik süresi pasaportunuz çıkartıldığı günden itibaren başlar. Daha uzun süreli pasaport almak isteyen öğrencilerimiz harç muafiyet belgesini edinmeden kendileri bireysel başvuru yapabilirler. Pasaportunuzu acil olarak almanız gerekli ise, örneğin gideceğiniz üniversiteye başvuru yapmak için pasaport numaranız isteniyorsa, durumu bildiren e-postayı yasemin.tokgoz@kocaeli.edu.tr adresine yazarak pasaport harç muafiyet belgenizi talep edebilirsiniz. Belgeyi, almak istediğiniz tarihten en az 1 hafta önce e-posta ile talep etmelisiniz. Bu belge ile Vergi Dairesinden “harçtan muaftır” mührü aldıktan sonra pasaport için gerekli diğer belgeler ile aynı gün Emniyet Müdürlüğü’ne gidiniz.

    Pasaport harç muafiyet belgesine bu tür bir nedenle erken tarihte ihtiyaç duymuyorsanız, pasaport harç muafiyet belgenizi ve pasaportunuzu almanız gereken tarihi belirlemek için gideceğiniz ülke konsolosluğunun web sayfasını ziyaret edin. Bazı konsolosluklar gidilen ülkeden Türkiye’ye dönüş tarihinden itibaren 3 ya da 6 ay daha geçerli pasaport ile vizeye başvurulması talebinde bulunmaktadır. Belgenizi ve pasaportunuzu gerekenden daha erken tarihte almanız durumunda pasaport süreniz işlemeye başlayacak ve başvurunuzu gereksiz yere yenilemeniz gerekecektir. Yukarıda açıklanan nedenle lütfen gereğinden erken bir tarihte pasaport almak ve pasaport harç muafiyet yazısı almak için başvuru yapmayınız.

  • Sağlık/Seyahat Sigortası Belgesinin Kopyası

    Erasmus+ Staj faaliyeti gerçekleştirecek öğrencilerin Genel Sağlık sigortası (Health Insurance Coverage), Kaza sigortası (Accident Insurance Coverage) ve Mesuliyet Sigortası (Liability Insurance Coverage) yaptırması zorunludur.

    Sağlık Sigortası Teminatı (Health Insurance Coverage): staj döneminin tümünü kapsayan, ayakta tedaviyi de kapsayan eğitim amaçlı ya da öğrenci seyahat sağlık sigortası olmalıdır.

    Mesuliyet Sigortası Teminatı (Liability Insurance Coverage) : Öğrenci tarafından iş yerine verilebilecek zararlara yönelik sigorta teminatı olmalıdır. Yükseköğretim kurumu yaptırıldığından emin olmakla yükümlüdür. Gidilen ülkenin ulusal mevzuatları gereği işletme tarafından yaptırılması zorunluluğu değilse işletmenin yaptırması dayatılamaz.

    Kaza Sigortası Teminatı (Accident Insurance Coverage): Öğrencinin iş yerinde uğrayabileceği kazalara yönelik sigorta teminatı olmalıdır. Gidilen kurum sigortayı sağlamıyorsa gönderen kurum sigortanın yaptırıldığından emin olmakla yükümlüdür. (Öğrenci ya da gönderen kurumunun kendisi)

    Sigortaların Poliçe süresi gidiş tarihinden dönüş tarihine kadar tüm süreyi kapsamalı. 90 gün sınırı olmamalı.

    Sigortalar ayrı ayrı temin edilebileceği gibi tek poliçede de temin edilebilmektedir. Daha fazla detay için lütfen sitemizde duyurular kısmında Staj Hareketliliği Sigorta duyurusunu okuyunuz.

  • Konsolosluk için Erasmus Öğrencisi Olduğunuzu ve Hibe Alacağınızı Bildiren Yazı

    UİB’ye davetiyenizi teslim ettiğinizde UİB'den vize başvurusu yapabilmek için zorunlu olan konsolosluk/hibe yazısını talep ediniz. Belge başvurunuz vize başvuru tarihinizden en az 5 gün önce olmalıdır belgenin temininde sıkıntı yaşanmaması için. Belgeyi yasemin.tokgoz@kocaeli.edu.tr adresinden talep ediniz. Ayrıca Konsoloslukların vize için istediği diğer belgeler ve özel şartlar için Konsoloslukların web sayfalarını ziyaret ediniz. Birim yanlış yönlendirme yapmamak ve yeterli bilgiye sahip olunmaması nedeniyle vize ile ilgili işlemler ve evrakların temininde öğrencilere yardımcı olamamaktadır.

  • Euro Hesap Cüzdanı Fotokopisi

    Ziraat Bankası Kocaeli (Merkez-0163) şubesinden Euro hesabı açtırınız. Ziraat Bankası dışındaki bankalardan da hesap açtırılabilirsiniz. Ancak Ziraat bankası hem öğrenciye hem de Birimimize hesap ile ilgili bilgilere ve işlemlere kolay ulaşabilmeye olanak tanımasıyla tercih edilen banka olması tavsiye edilmektedir. Hesap cüzdanınızın fotokopisini UİB’ye teslim ediniz.

  • Eğitim Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships)

    Staj faaliyetinde (öğrenim faaliyetindeki öğrenim anlaşmasının dengi sayılabilen) yerleştirme süresince yapılacak çalışma programına ilişkin kişisel bir eğitim anlaşması düzenlenir. Eğitim Anlaşması, çalışma programı, beceri, yeterlilikler, öğrenim çıktıları, staj faaliyetinin öğrencinin diploma programı ile ilgisi, usta öğretici düzenlemeleri ve faaliyetin tamamlanması sonrası sağlanacak akademik tanınma vs. gibi konulara ait bilgileri içeren kişiye özel bir belgedir. Üç nüsha hazırlanarak (1 adet öğrenci, 1 adet UİB, 1 adet karşı kurum için) gönderen kuruluş, misafir olunan kuruluş ve öğrenci tarafından imzalanır.

    Karşı kurumun farklı bir formatta belge kullanması halinde, Birimimiz en azından bir adet kendi web sitesinde yer alan öğrenim anlaşması formatındaki belgeyi orijinal olarak talep etmektedir.

  • Tanınma Belgesi

    Öğrenci işleri bilgi sisteminde Staj Hareketliliğinizi zorunlu/seçmeli ders olarak ders listesine ekletebilirsiniz. Başarılı olmanız durumunda AKTS kredisi verilerek stajınız tanınır.

    Stajın kaç AKTS kredisi değerinde olduğu bölümlere göre değişiklik gösterebilir. Eğitim Anlaşmasında bu kredi, bölüm koordinatörü tarafından mutlaka belirtilir.

    Stajın kaç AKTS kredisi değerinde olduğu bölümlere göre değişiklik gösterebilir. Eğitim Anlaşmasında bu kredi, bölüm koordinatörü tarafından mutlaka belirtilir.

    Tanınma süreci: Üniversitedeki staj yükümlülükleri yerine sayılması için ilgili akademik birimin yönetim kurulu kararı gerekir. Zorunlu stajı olan birimlerden giden öğrencilerin (ön lisans, lisans, yüksek lisans ve doktora) yurt dışı stajları zorunlu stajları ile eşleştirilir. Buna karşılık zorunlu stajı olmayan birimlerden giden öğrencilerin 2 aylık stajları ilgili bölümdeki seçmeli dersler yerine sayılır.

    Belgeyi bölümünüzden ilgili hocalarınıza imzalatarak birimimize getiriniz.

  • Vize Fotokopisi

    Vizenizin fotokopisini UİB’ye teslim ediniz.

  • OLS (Online Language Support)

    UİB Erasmus Staj Danışmanınız OLS sistemine kaydınızı yaptıktan sonra e-posta adresinize gelen lisans ile OLS sistemi üzerinden size tanımlanan dilde, yabancı dil sınavına girmeniz gerekmektedir. Gittiğiniz ülkenin dilinde değil, misafir olacağınız kurumdaki eğitim diline göre 6 dildeki sınavlardan birisine girmeniz beklenmektedir. İlk sınav notunuz düşük ise OLS vasıtasıyla staj danışmanınız tarafından size çevrimiçi dil kursu verilebilir. Sözleşmenizin imzalanması için hareketlilik öncesi OLS sistemi üzerinden size tanımlanan dil sınavına girilmelidir.

  • Staj Hareketliliği Öğrenci Sözleşmesi

    Tüm belgeleriniz tamamlandıktan sonra UİB’ye başvurarak 2 adet sözleşme imzalayınız (1 adet öğrenci, 1 adet UİB için). Sözleşme birimde birim personeli tarafından hazırlanmaktadır. Sözleşmeniz UİB koordinatörü tarafından da imzalandıktan sonra 1 adedini teslim alınız. Sözleşmeniz imzalandıktan sonra 1 hafta içerisinde hibenizin %80i birime bırakmış olduğunuz Euro hesabına yatırılacaktır.

  • Erasmus Öğrenci Beyannamesi

    Erasmus programından doğan hak ve yükümlülükleri gösteren belgedir. Sözleşmenin imzalanması aşamasında birim personeli tarafından öğrenciye verilir.

 

3-​ Erasmus Staj Öğrencilerinin Öğrencilerinin Yurt Dışından Döndükten Sonra Birimimize Teslim Etmesi Gereken Belgeler

Erasmus staj öğrencisi seçilen öğrencilerin listesi sitemizde ilan edilir. Buna göre eğer kazanan adaylar arasındaysanız staj hareketliliği programından faydalanabilmek için aşağıdaki belgeleri hazırlayınız.

  • Pasaport giriş-çıkış damgaları olan sayfaların fotokopileri

    Pasaportunuzda gittiğiniz kurumun eğitim süresi boyunca (resmi tatiller haricinde) ülke dışında 7 günden fazla zaman geçirdiğiniz görülüyor ise, ülke dışında kaldığınız gün karşılığında hibe kesintisi yapılacaktır.

    Ayrıca pasaportunuzda gittiğiniz ülkeye ilk giriş ve son çıkış tarihleriniz katılım sertifikasında yazan varış ve ayrılış tarihleri ile örtüşmüyorsa belgelere bakılarak nihai hibeniz hesaplanacaktır.

  • Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance)

    Yurtdışında hangi tarihler arasında hangi programa devam ettiğinizi gösteren belgedir. Bu belgeyi staj hareketliliğinizi gerçekleştirdiğiniz kurumda imzalatıp mühürleterek UİB’ye teslim ediniz. Bu belge eğitim sürenizin net tarihlerini gösterir ve nihai hibenizin hesaplanabilmesi için önemli bir belgedir. Sitemizde belgeler kısmından yer almaktadır.

  • Transkript (Transcript of Records)

    Faaliyet tamamlandıktan sonra stajınızın tanındığını gösteren not çizelgenizi birimimize teslim ediniz.

  • Öğrenci Faaliyet Raporu Formu

    Öğrenci bilgileriniz hareketliliğiniz bittikten sonra UİB Erasmus Staj Danışmanınız tarafından Mobilty Tool sistemine girilir. Sonra, e-posta adresinize gelen posta üzerinden Erasmus öğrenimi hakkında görüşlerinizi içeren Faaliyet Raporunu doldurmanız gerekir. Ayrıca birimimiz web sayfası belge/doküman kısmında yer alan 2 sayfalık Öğrenci Faaliyet Raporu formunu doldurup birime teslim ediniz.

  • OLS (Online Language Support)

    Erasmus Staj hareketliliğinizin bitiminde misafir olacağınız kurumdaki eğitim diline göre size tanımlanacak olan dil sınavına tekrar girmeniz gerekmektedir.

  • Staj Deftreri

    Staj yaptığınız kurumun da onayının olduğu (imza-mühür) ve döneminiz boyunca yaptığınız çalışmaları planlı ve programlı bir şekilde gösteren hazırlayacağınız dosyanızı birimimize teslim ediniz



Yukarıda sözü edilen tüm belgelere ulaşmak için bkz. Belge/Doküman http://int.kocaeli.edu.tr/erasmus/?sgerekli=Belge

 

Kontrol Listesi 
ERASMUS+ STAJ HAREKETLİLİĞİ ÖĞRENCİSİYSEN BU BELGELERİ TAMAMLADIĞINDAN EMİN OL! :)



DEĞİŞİM ÖNCESİ

 

 

DEĞİŞİM SONUNDA

 

 

Not: Yüksek Öğretim Kurumu gerekli gördüğü durumlarda öğrencilerden yurt dışında geçirdikleri döneme ilişkin başarı düzeyini veya öğrencinin kalış süresini destekleyen belgeler talep edebilir. Hareket dönemini tamamlayan öğrencilerin döndükten sonra teslim etmeleri gereken belgeleri tamamlamaları gerekmektedir. Belgelerini tamamlamayan öğrencilerin hareketlilik dönemleri geçersiz sayılır ve bu öğrenciler hibe hak edemez. Yükseköğretim kurumu öğrencilerin eksik veya hatalı evraklarının tamamlanması/düzeltilmesi için uygun bir tarih belirler öğrencilerin belirlenen tarihe kadar evraklarını birimimize ulaştırması gerekir.